档案数字化管理的作用及前景研究

论文提要:

在这样一个高速发展的信息化时代，只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时，档案和档案工作的意义和价值才能完全的展现出来。因此，我们要根据有关规定尽最大可能的将放置的库房档案的历史信息转化成实用有用的信息。作为管理和拥有众多诉讼档案的人民法院，要更好地顺应时代发展的潮流，要放眼未来，利用信息化、数字化等技术，对档案实行数字化建设，实现司法利民这一目标。

在本文中，笔者研究的对象主要是人民法院的档案管理和目前正在开展的档案数字化工作。笔者通过比较、举例等方法，详细的表述了在档案数字化工作的具体实践过程中遇到的或可预见的困难和问题，并逐一分析了产生这些困难与问题的潜在原因。为了解决这些问题，根据目前基层法院的设施、经费等条件，提出几点合理的建议，期望能及时的解决工作中的问题，保质保量的完成档案数字化的工作，推动档案数字化的历史进程。

笔者相信，通过对于这

些问题的分析，会对未来的档案管理及数字化工作产生一定的借鉴作用，并且通过实际工作，也可以反作用于学术的研究，两者相辅相成，相信没有调查就没有发言权正是此理。

全文共7400字（含注释）。

主要创新观点:

本篇论文为笔者个人撰写的研究成果，主要创新观点体现在针对于目前的数字化工作所遇问题而提出的研究对策：

1.创新性的数字化扫描工作的模式，对于扫描挂接工作，在具体的执行过程中要坚持接一批、扫一批、挂一批、归一批的模式。这种方法既不会影响正常的法官、律师、当事人调阅卷宗的需要，同时也使整个扫描的过程有序进行，不会发生错乱的现象。

2.创新性的资格审批制度。由于人民法院工作的特殊性，所产生的诉讼档案大多涉及到当事人双方的住址、身份证号等等隐私信息。为了维护好档案信息的安全，不会出现机密、涉及隐私信息的泄露，可以将分管领导的办公信息系统与档案系统结合起来，任何需要查阅隐私档案或者机密档案的人员在查阅前均需提交申请，经过领导的审核批准后方可进行查阅，为档案的安全性增加一道屏障。

3.加强信息设备安全的保护。在以往的加强信息安全保护的措施中，很少有关注到信息设备安全的保护，诸如对存放主机的机房保护，各种移动载体的保护等等。这和信息内容等方面同等重要，也要加强对这方面的重视程度。

以下正文：

一、档案数字化管理发展背景

近年来，随着计算机技术、数据库技术、扫描技术、多媒体技术以及大数据理念的迅速发展和广泛应用，档案的数字化管理越来越得到人们的认可。而之所以受到人们的青睐，无外乎是因为其高效、便捷、储存信息量大这些特点。当数字化扫描完成、检索系统建立之后，人们想要查阅档案只需输入关键词，检索系统便会立刻搜索并将材料以影像卷的方式展现出来，这种高效便捷是传统检索方法所无法匹敌的。由于数字化的存储方式是虚拟存储，其存储方式不像传统的纸质存储方法受到空间、环境等因素的影响，因此其存储的信息量比传统的纸质存储要高出成百上千倍。

(一)人民法院档案数字化管理的发展背景

2015年，最高人民法院下发了《关于推进人民法院档案数字化工作的通知》，要求地方各级人民法院加快关于库藏档案的数字化扫描工作，其中各高级人民法院应于2016年底前完成全部档案的数字化扫描，各中基层人民法院于2017年底前完成所有档案的数字化扫描工作[①]。这项工作作为数字化法院建设的一项重要内容已经得到有效及时的贯彻落实。

在最高法的要求之下，各个法院相继开始或者已经完成了档案的数字化扫描，在扫描之后通过整合影像资料形成了一个巨大的数据网络。这种网络的建立极大的完善了法院信息网络结构，进一步深化了信息化改革,方便了法官、律师等法律工作者查阅诉讼档案，便利了人民群众的法治生活。

(二) 档案数字化管理的作用

随着这种数字化进程的不断加快和深入以及信息系统的不断革新，档案数字化的优势还将被进一步的放大，其在日常生活中发挥的作用主要体现在以下几个方面：

1. 加强纸质档案保护，提高管理者工作效率

我们现有保留的相关诉讼、文书档案有的时间较为久远，但对于法院的发展依然还有着重要的指导借鉴意义，必须加以妥善保存，并要千方百计的延伸其保存期限。但受限于过去档案使用的纸质较差，保存技术较低等因素影响，许多的陈年旧档都出现了纸张粘结、字迹模糊不清等问题，很难达到延长保管期限这一目的。档案数字化的兴起和运用有效地解决了这一难题。在扫描之前的整理工作中，可以及时的发现档案中存在的问题及损毁情况，尽快的实施修补工作以延长档案的保管期限；通过数字化处理制作影像卷替代原件去使用，把原件妥善地保管起来，便可以最大程度的延长原件的保存时间；利用影像卷进行对外的借阅，可以避免因长期翻阅导致纸质档案字迹模糊不清或出现损毁，乃至是在出现不可抗力因素的情况下遭致毁灭性的破损，起到了保护的功能，进而从本质上做到了保护原件、利用原件，发挥各种档案的价值[②]。

档案蕴含着丰富的信息资源，它记录着每个单位每个历史时期发展的全过程，汇集着大量的知识。传统档案绝大多数都以纸质为储存载体，如果纸质档案储存承载信息量较大，其要求档案的质量、数量、所需要的存放空间，都将是非常巨大的，而要将这些档案排列好、保存好、充分发挥利用价值，一线的档案管理从业人员就必须承担很多琐碎的工作，劳动强度大，重复劳动多。在将档案数字化处理后，通过计算机等现代化手段来实现对档案的管理，可以收到事半功倍的效果，进而将一线的档案管理人员从繁重的体力性工作中摆脱出来，集中注意力致力于档案与信息资源的开发和利用工作，提高工作质量和工作效率。

2.改善利用方式，提高利用效率

纸质档案数字化还能改善档案的利用方式。一份经过数字化加工的档案，可以利用网上查阅功能，满足多人同时进行借阅，卷数不再是限制；档案数字化以后，将依照相关法律法规允许对外公开的档案上传网络，这样相关的利用者就能够随时通过网络查询和利用档案信息资源，而不是拘泥于工作日进行查询，时间不再受到限制；数字影像文件可以利用计算机的内网和外网等多个途径实现异地传输功能，实现了身处异地足不出户即可查阅案卷这一功能，突破了档案利用空间上的限制，让诉讼档案发挥更大的作用[③]。

举例来说，一起刑事案件所产生的卷宗数量较多，牵涉到公安、检察、法院等多个部门。在档案没有数字化的情况之下，公检法工作人员异地调档就免不了长途奔波，同时由于刑事卷宗内容多，复印相关证据材料也是费时费力，当档案经过数字化之后，异地调档只需按照相关调阅规定出示介绍信或者调档函即可通过网络传输获取所需的证据材料，省时省力。

3.建立大数据，助力领导决策

目前大数据理念正在被越来越多的人所接受。而由于法院工作的特殊性，许多的诉讼档案得以保存下来。这种得天独厚的条件为我们建立档案数据库打下了良好的基础。改革开放以来我们的社会发展迅速，为我们带来生活质量提高的同时，各种社会矛盾也随之产生。法院每年受理成千上万的案件，化解许多矛盾，这其中许多的案件、矛盾具有着共通之处。只要构建起了诉讼档案的大数据体系，利用相关技术便能够综合研判出当地最主要的社会矛盾种类，在宏观上为地方政府制定工作计划时提供有力的帮助，有利于因地制宜有针对性的选择工作方法、方向，更好的化解社会矛盾。法官在面对比较复杂的案件时，也可以借助这种数字化后的大数据体系，寻找相似案件，参考其它判例，以帮助审判团队做出公平正义的判决。

二、档案数字化管理发展面临的问题

将库存的档案数字化处理，这是一项浩大的工程，在具体的执行过程中，由于技术、经济、人员素质等因素的制约，产生了许多的问题和困难，需要逐一去解决，才能最大限度的发挥档案数字化产生的各种积极作用。

(一)软硬条件差，从业人员专业水平较低

在一些基层的县区法院，档案的储存条件较差，并不能满足国家对于档案管理有关软硬件设施的规范要求。举例来说，按照保管的规定，在硬件方面，要达到三分开的要求，即档案库房、阅览室、办公室要相互独立，相关的配套设施要完备，如计算机、密集架、去湿机、防磁柜、温湿度计、加湿器等等。现实情况却是有些基层单位受限于办公场所、办公经费的限制，只能满足一些基础的办公条件。之前设立的纸质档案库房硬件条件就没有跟上发展要求，更不用说跟上现在档案数字化所提出的更高硬件要求了。

在软件方面的相关要求主要体现在人员的配备、组织机构建设、规章制度的要求等等。在这一方面所体现的问题相较于硬件方面来说是更加棘手的。在一些地区，严重缺少专职专业的档案管理人员，甚至只有兼职的档案员。数量跟不上更遑论质量了，拥有专业档案管理知识的档案员在基层法院是凤毛麟角，这严重滞缓着档案工作的发展。在相关规章制度的建设上也是严重的落后，对于借阅、借调程序把关的还不够严谨，为之后档案的合理、安全利用埋下了安全隐患。

(二) 技术要求高，档案扫描受限制

在档案的扫描过程之中，发现了诸多的技术性问题。档案数字化建设主要依赖于高新技术、电子设备和计算机网络的发展与应用，离开了高新技术的支持，就没有数字化档案建设。档案数字化建设技术要求高，诸多技术问题成为限制发展的难点。

1. 技术过时问题

由于高新技术和计算机产业的不断发展，目前市场上流行的扫描技术和扫描设备更新换代的速度也在不断的加快。虽然绝大多数的新产品都有向下兼容性，但经过几年的交叉使用，他们兼容的旧产品仍然很难从新的硬件设备和软件系统中读取出来或者读取出来的效果难以满足新形势的要求，技术过时的阴影会一直笼罩着数字信息[④]；

2. 历史档案遗留问题

档案数字化的第一步是整理库存的纸质档案。由于年代久远、行政机构的撤销合并等问题的干扰，有相当一部分的诉讼档案出现了案号和档号不一致的情况。由于数十年来对历史档案的不断整理，所采用的登记方法不同，甚至有的档案出现了一档两号。这种情况的出现扰乱了之前排列有序的档号，不利于扫描之后按年份依次挂接上网，也为日后的纸质档案的查找增加了工作难度。

3. 档案数字化建设的标准不统一

目前阶段，针对档案数字化各个细节方面的要求暂时还没有一个统一的标准或明确的规定。很多单位在进行扫描工作时都不明确数字化究竟要达到何种标准才算合格，究竟要达到何种程度才算满足要求。因此具体的执行人员也是“摸着石头过河”，一边摸索，一边工作。由于关于扫描仪器的使用品牌、规格、功能等相关参数没有统一，受限于各品牌的扫描仪器功能方面存在差异，在对档案进行电子化扫描的过程中产生的影像卷画质各不相同。而目前针对于影像卷规格又没有统一的标准，质量方面难以把控。

(三) 涉密内容多，安全问题有待加强

安全性问题始终伴随着档案的数字化全过程。如何解决数字化档案的安全性是整个过程的重中之重，这是所有问题的核心。只有解决好了它，才能扬长避短，充分发挥数字化档案的优势。这里提到的安全性主要包括以下两个方面：

第一，数字化档案脱离了计算机或相关的软件，就没有办法生成、传达、识别。数字档案依靠数字设备，这些数字设备的存在与纸质档案相比，对环境的保护要求更高，破坏后的修复性也会降低，因此数字化档案是不稳定的。主要表现在数字文件所依靠的技术和设备更新异常快速，加之数字档案易更改、易复制等特点，对数字档案的有效利用产生了一定程度的影响。

第二，诉讼档案数字化建设中会涉及到很多法律问题，而这些问题又是必须解决而又难以一时解决的。例如，对于一本卷宗来说，其中包含的内容有很多，甚至还有原被告的相关隐私信息。如果不能正确有效的区分这些信息的所属性质而全部公开，极有可能造成公民的隐私泄露，引起不必要的麻烦。这里主要涉及到一个身份认证问题。在整个档案的数字化工程完成之后，人们可以通过任何一种终端设备在任何地方登录管理系统查阅公开的相关信息。那么对于对利用者的身份认证的问题就随之而来。档案数字化的发展不是意味着档案对于每一个人公开，如何正确的识别利用者的身份对于保护档案信息安全具有着重要意义。用户的身份认证和访问权限的限制不仅提高了技术难度还增加了支出，而涉及到其他国家和地区的用户，由于限制得更严格，在网上操作更加困难。因此完善档案法规，考虑到各方面的方便和利益是十分困难的。这些都是需要我们去面对并加以解决的问题[⑤]。如果这个问题得不到及时有效的解决，那么档案的数字化工程的功效也会损失大半。

三、促进档案数字化管理发展的有效方法

目前，档案的数字化管理已经是大势所趋，是未来档案管理发展的方向。要想克服困难，充分发挥档案信息化的作用，可以从以下几个方面着手实施：

(一)构建培训体系，培养专业人才

在进行档案数字化建设的时候，必须要着重提高一线档案工作人员的素质与能力，包括专业知识、技术知识、管理能力等。为此，应开展跨学科，跨领域的人才培养。目标是使原先知识结构单一的档案工作者成为既懂档案管理，又能熟练掌握现代信息技术的复合型人才。这样才能符合信息时代的要求。其根本途径，一是进行现代人才继续教育的培训，从现代化知识培训、管理科学培训、电脑技能培训和外语培训入手，对各类专业人才和管理层人员进行查漏补缺式培训。同时，也要提高从业人员自主学习的意识，它是“我想学”而不是“要我学”[⑥]。二是用动态的方式组织学术界与档案界的学术讨论和交流。一方面，增进学术界相互沟通，互相学习、借鉴，达到互动的效果。另一方面，达到勇于“走出去”的目的，努力跟上时代进步的的潮流。三是加强与各大高校的合作，可以探索定向培养，合作办学等模式，充分利用好高校的教学资源，培养出更加专业的档案管理学人才。

(二) 加大投入，科学开发与合理建设

一些单位对档案数字化建设的重要性认识不够，对这一区域的投入十分有限，导致只能维持正常的使用和有限的资源开发。由于当前科技发展迅速，软件开发速度加快，电子产品的更新换代更加频繁，这就对档案数字化建设方面的经费预算也提出了“更新换代”的高要求。各个单位要根据具体实际进行上下调整。同时，在整个的数字化过程中，一定不能盲目，要高瞻远瞩，有计划的开展工作。在具体的实践过程中，要坚持接一批、扫一批、挂一批、归一批这样的工作模式，在保障档案信息完整性和安全性的基础之上对于扫描的顺序进行排列，对于一些年代久远或者字迹模糊不清的档案先保护再扫描。在扫描的过程之中要能够有远见，对于一些较为重要的档案要能够提前做好备份等保护工作，以防止出现内容丢失等情况的出现。在档案库房等相关设施的建设上，也要严格的遵循“三分开”原则进行布局，对于库房的设置进行合理的规划，保证相关配套设施的安装、调试、使用正常。

(三)多管齐下，确保数字档案的安全

1.加强人员管理，实行登记制度

档案信息安全系统，无论程序设计的多么严谨，不论使用了如何复杂的加密操作，如果没有严格的人员管控，那它也就仅仅只是一种形式而已。由此可见，负责档案信息管理的人员是十分重要的。因此，务必要树立起信息安全人人有责的理念，才能更好的保护网上信息安全。在档案信息公开之前必须防范所有可能出现的人为故意破坏或人为过失破坏，通过加强培训，建立第三人监管体系来降低发生的几率。任何人在进入到档案信息管理平台的后台时，必须通过指定的电脑并获得该电脑的使用权限经过登记备案后才可以进行后台的相关操作。

设备安全也是保证档案信息安全的主要构成要件，一般都应该存放于专门的机房内，以避免闲杂人员的接触。机房要配套安装密码锁门禁系统和监控系统，只有主管领导和负责机房管理的信息业务负责人才有权进入，其余有实际需要确需进入的人员要取得领导的批准方可进入。并且对于每次进入机房的人员要进行登记备案。一旦发现档案信息有泄漏的情形时，可以更容易的追查到相关责任人员以尽可能的挽回损失。

2.备份和病毒防护常态化

档案信息运行中的安全性是一个重要的概念，它包括数据的采集、上传、复制等相关操作。避免在进行以上操作时，U盘无意间夹带电脑病毒，形成整个数据库的感染，从而导致部分未公开的数据泄密以及恶意篡改相关信息的现象出现。除了在档案服务器中安装防病毒工具外，档案管理部门还应该在其他配套服务器上安装防病毒软件，如邮件服务器等，以便建立基本的防病毒安全环境。对于拷贝相关材料的u盘等移动存储设备也要加以防范，并对疑似出现木马病毒的设备采取相关的杀毒措施。另一方面，在日常的工作之中，要求工作人员养成备份的习惯，以减少恢复失败的可能性。

3. 加强影像卷管理，保证原件、影像卷一致

目前的电子档案以影像卷为主。在影像扫描的过程之中，可能会因为疏忽大意、操作不熟练等情况，造成所扫描影像卷与原件不符合。为了有效的规避这种情况，档案的管理人员在接收档案时，要严格的比照纸质档案和扫描的影像档案是否一致，对于有问题的档案要及时的送回检查，及时的更正。另一方面，对于保存的电子化档案我们可以借鉴传统纸质档案保存的“双套制”方法。在本地进行扫描形成电子卷之后，对于比较重要的档案资源我们可以联合相关的兄弟单位或上级单位形成异地保存。这种方法可以在一定程度上避免了“孤本”的出现，也可以防范库存的档案出现损毁无法恢复的情况，为档案资源的安全性增添了一份保证。

4.合理分配权限，保护公民隐私

法院的诉讼档案中的很多内容都涉及到公民的隐私权，为了保障好公民的这一部分权力又不影响电子化后的档案公开，笔者认为可以采取这样的一些措施：第一，合理分配档案信息管理系统权限。对于档案管理人员、案件承办法官，法律援助律师、案件当事人、人大代表、政协委员、人民群众、新闻媒体工作者等相关群体的查阅权限要有所区分，针对各个群体不同的工作性质，对档案内容的需求不同，要尽快的制定出档案公开的细则，明确每个群体相应的查阅权限，这样在具体的司法实践过程中才能做到有的放矢。第二，接入领导审批系统。在技术条件允许的情况下，将档案信息管理系统和相关领导的数字化办公系统有效的连接起来。对于部分档案或者档案中部分牵涉到隐私、机密的内容的查阅必须要提前预约，并经过领导的审批之后方可进行查阅。

四、结语

当今社会发展迅速，信息资源在人类社会的进步发展中扮演着越来越重要的角色。数字化档案的建设是顺应时代的潮流，适应时代发展的新举措。作为维护社会司法公正公平的法院来说，目前的司法改革正在稳步的推进中，诉讼档案的数字化建设是司法改革的重要组成部分，也是建设数字化法院的重要环节。我们要不断的学习高新技术，不断完善自身的知识结构，逐步掌握信息技术为档案管理工作服务的能力，为社会主义法制建设做出应有的贡献。

[①] 《最高人民法院完成历史档案数字化》，载《人民法院报》2016年3月9日，第01版

[②] 吕秀华：《浅谈档案数字化建设及信息安全》，载《档案天地》2015年第06期，第20页

[③] 李兆丹：《谈档案数字化的意义》，载《兰台内外》2015年第04期，第17页

[④] 曹丹：《实施档案管理数字化的重要意义》，载《决策与信息（中旬刊）》2015年第11期，第15页

[⑤] 易涛：《信息时代档案数字化建设的若干思考》，载《科技信息》2007年第01期，第16页

[⑥]孙晓红：《论数字化档案管理的定位》，载《科协论坛》2007年第4期，第23页